Corporate Blog: Herausforderung für Teams

Veröffentlicht am 26. Februar 2018 in dirico.io von

Einen Unternehmensblog im Team zu führen ist gar nicht so einfach. Denn nur, wer sich gut organisiert, kann das Potenzial, das durch Teamwork freigesetzt wird, auch mit Erfolg für seinen Blog nutzen.

Dabei ist es ganz egal, ob das Team aus 3 oder 13 Personen besteht, denn die Herausforderungen sind praktisch immer dieselben:

  • Strategische Themenausrichtung, die zu deinem Unternehmen passt und die Unternehmensziele unterstützt, festlegen und festhalten
  • Artikel-Ideen zu den Themen entwickeln, festhalten, bewerten und schließlich die besten Ideen zu konkreten Artikeln verarbeiten
  • Immer die aktuellste Version des Redaktionskalenders griffbereit haben
  • Alle Dokumente, Bilder & sonstigen Ressourcen zu einem Artikel an einem zentralen Ort vorfinden
  • Die gesamte Kommunikation bezüglich eines Artikels gesammelt vorfinden
  • Jedem Teammitglied Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten zuweisen

.. und all das möglichst ohne den Überblick über alle eingesetzten Tools und Programme zu verlieren!

Themen- & Ideenfindung

Zugegeben, die Themenfindung gestaltet sich im Team wahrscheinlich einfacher als alleine. Brainstormings, unterschiedlichen Ansichtsweisen und spontanen Einfällen deiner Teammitglieder sei Dank.

Doch neben der Sammlung von Themen und konkreten Artikel-Ideen muss außerdem an deren Dokumentation gedacht werden. Hier kommt es auch schon zum Einsatz der ersten Tools. Zu diesem Zweck werden vermehrt Excel, Google Docs oder Evernote genutzt. Jedoch besteht das Problem hierbei darin, dass eine Vielzahl unterschiedlicher bzw. sich kontextuell überschneidender Dokumente kursieren, was schnell für Chaos sorgen kann.

Um dem entgegenzuwirken verfügen wir in dirico.io über je einen eigenen Bereich, in dem Themen und Ideen festgehalten werden können.

Die strategisch ausgerichteten Themen sind den letztendlichen Artikeln übergeordnet und laufen über das ganze Jahr. Ideen beziehen sich auf potenzielle Artikel.

Im Ideenmodul können Ideen von allen Mitgliedern angelegt, ausgeführt und im Anschluss bewertet werden. Ein eigener Inspirationsbereich sorgt dafür, dass im Falle der Ideenlosigkeit dennoch kreative Einfälle entstehen können.

Redaktionsplanung

Hat man die erste Hürde überwunden, allgemeine Themen und Artikel-Ideen für den Blog herausgearbeitet und ordentlich dokumentiert, sollten in einem nächsten Schritt die konkreten Artikel bestimmt und zeitlich eingeplant werden.

Das erfolgt in einer Redaktionssitzung, die je nach Unternehmensstruktur und Teamgröße jährlich, quartalsweise, monatlich, wöchentlich und/oder (mehrmals) täglich stattfindet.

Zusätzlich dazu muss auch festgelegt werden, wann und wie oft Artikel auf dem Blog veröffentlicht werden sollen, wann die Deadline für fertige Artikel ist und welche weiteren Marketingaktivitäten (inkl. Budget) zur Verbreitung des Artikels getroffen werden müssen.

Auch für die Dokumentation dieser Informationen wird oftmals auf Excel, Google Drive, Evernote oder Trello zurückgegriffen. Doch anstelle das Dokumenten-Chaos zu beseitigen, verstärkt es dies nur noch zusätzlich.

Mit dirico.io bringen wir (endlich) Ordnung in dieses Chaos. Um eine effiziente Redaktionsplanung zu gewährleisten und alle Informationen an einem Ort unterbringen zu können, werden alle geplanten Artikel und Beiträge im Kalender eingetragen und – je nach Plattform – von dort auch direkt oder zu einem vorher definierten Zeitpunkt veröffentlicht.

Rollen- und Aufgabenverteilung

Damit sich jedes Teammitglied über seine Aufgaben im Klaren ist, müssen die Rollen im Vorfeld verteilt werden.

Deshalb müssen vorher diese Fragen beantwortet werden:

  • Wer ist der zuständige Chefredakteur und wer sein Vertreter?
  • Welche Autoren kümmern sich um die Kreation des Contents?
  • Wer kümmert sich um den visuellen Content, sprich Titelbilder, Grafiken, etc.?
  • Wer ist für die (inhaltliche und grammatikalische) Kontrolle des Contents      zuständig?
  • Wer ist für die Veröffentlichung des Contents verantwortlich?
  • Wer ist für die Vermarktung des Contents verantwortlich?
  • Wer kümmert sich um die Beantwortung evtl. auftretender Kommentare unter Artikeln und Social-Media-Beiträgen?

In der Praxis erfolgt die Lösung dieses Problems oftmals durch mündliche Absprachen, E-Mails, Skype oder ähnliches. Übersichtlich und nachvollziehbar ist das nun wirklich nicht.

In dirico.io lassen sich personalisierte Benutzerrollen anlegen, die du deinen Teammitgliedern zuweisen kannst. So sorgst du dafür, dass dein Content-Creator beispielsweise nur die Rechte in der Software hat, die er zur Kreation des Contents benötigt. Soll dieser wirklich nur den Artikel schreiben, lässt sich die Veröffentlichungs-Funktion für ihn sperren und beispielsweise demjenigen Teammitglied zuweisen, welches für die Freigabe des Contents verantwortlich ist.

Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit an, innerhalb eines Contents in dirico.io Aufgaben für Teammitglieder zu erstellen, in denen bspw. festgehalten wird, welche Tasks sie für diesen Content erledigen müssen. So befinden sich alle Aufgaben und Rollen in einem Dokument und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem zugehörigen Content.

Kommunikation

Eine weitere Herausforderung stellt die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern dar. Egal, ob es sich dabei um die Kontrolle eines Artikels, eine inhaltliche Frage zu einem Artikel, die Abstimmung zwischen Artikel und zugehörigem Social-Media-Beitrag oder um eine für einen Artikel anzufertigende Grafik handelt. Durch die Nutzung verschiedener Tools, findet die Kommunikation überall und doch nirgends statt.

Wäre es nicht schön, die Konversation über einen Artikel daran angehängt vorzufinden? Genau das erreichen wir mit der in dirico.io integrierten Kommentarfunktion. Innerhalb eines Contents können Kommentare hinterlassen, Aufgaben gestellt und Freigaben angefordert werden, sodass alle einen Content betreffende Informationen gesammelt an einer Stelle vorzufinden sind.

Fazit

Nun weißt du: Bloggen im Team bringt gleich eine ganze Reihe an Herausforderungen mit sich. Dank dirico.io ist davon keine unlösbar. Unsere vielfältigen, leicht zu bedienenden Team-Management-Features helfen nicht nur bei der Themenfindung, Redaktionsplanung und Aufgabenverteilung, sondern auch bei der internen, sowie externen Kommunikation.

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Denise Simon

Content- und Social-Media-Marketing bei dirico.io

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