Freigaben: Regeln und automatisierte Workflows im Content Management

Veröffentlicht am 2. August 2018 in dirico.io von

Vom KMU bis hin zu Konzernen und Agenturen: Überall werden Regeln und Workflows für die Freigabe von Dokumenten, Inhalten und Content zur Kommunikation eingesetzt.

Freigaben sind in vielen Fällen unerlässlich und bieten Sicherheit, Kontrolle und Klarheit im Veröffentlichungsprozess. Und Freigaben schützen – die Marke und die Mitarbeiter. Sei es im Falle des Praktikanten, der einen Facebook-Post erstellt, oder dem Online Marketing Manager, der eine Kampagne in die Gesamtkommunikation integrieren will und sich vor der Veröffentlichung die Freigabe der Unternehmenskommunikation einholt.

Damit ein Freigabeworkflow nicht zum bremsenden Spießrutenlauf wird, sondern kollaboratives Arbeiten fördert, müssen diese Prozesse so reibungslos und automatisiert wie möglich ablaufen.

Wie sehen Freigaben in der Praxis aus?

Schaut man sich diese Freigabeworkflows in der Praxis an, gleicht das in den meisten Fällen leider eher einem E-Mail-Chaos, als dass es dem Begriff Workflow gerecht würde.

Denn egal, um welche Art freizugebenden Inhalt es sich handelt, meist ist das zur Übermittlung gewählte Medium die E-Mail oder der Firmenchat.

Doch genau diese Vorgehensweise ist sehr fehleranfällig. Denn an den vielen Inhalten, die heute in Marketing- und Kommunikationsabteilungen erstellt werden, arbeiten viele Personen und Abteilungen, wie z.B. Social Media und Content Marketing, zusammen. Wird der freizugebende Content nach jeder Korrekturschleife per Mail an den nächsten Kollegen weitergeleitet oder in Projektmanagement-Tools hin und hergeschoben, ist das zusätzlich dazu auch noch ineffizient und zeitintensiv.

Außerdem können auf diese Art und Weise Freigaben nicht verbindlich und revisionssicher festgehalten werden.

Das Problem bei Freigaben ist der Medienbruch

Content Management Systeme ermöglichen es zwar, Inhalte im Team zu erstellen, diese zu bearbeiten und zu organisieren, ansonsten unterstützen sie kollaboratives Arbeiten aber nur bedingt. Inhalte müssen bereits abgestimmt und freigegeben sein, bevor sie in die Umsetzung gehen.

Also raus aus dem Content Management System oder dem sozialen Netzwerk und rein in eine Excel-Liste.

Und nach der Freigabe vice versa.

Solche Freigabeprozesse sind manuell, langsam und komplexen Kommunikationsszenarien nicht gewachsen.

Freigabeworkflows und -regeln:  Mit Automatisierung zum Kommunikationserfolg

Deshalb haben wir in dirico.io einen Freigabeprozess integriert, der seinen Namen auch wirklich verdient. Und der durch die Verbindung von Content Management, Projektmanagement und Publishing, reibungslose Freigabe- und Feedbackprozesse ermöglicht. Damit ist vom 4–Augen-Prinzip, bis zum 6,8 oder 10-Augen-Prinzip  – oder noch mehr – alles möglich.

E-Mails mit Redaktionsplänen als Excel-Liste gibt es nicht mehr. Die einzigen E-Mails, die noch verschickt werden werden automatisch an die betreffenden Teammitglieder versendet, um sie auf eine neue Freigabe hinzuweisen.

Auch das Problem der Versionierung und das damit verbundene Suchen nach dem aktuellsten Dokument, gehört ein für allemal der Vergangenheit an. Die komplette Kommunikation zu einem Inhalt findet sich zentral mit diesem verbunden, in dem Kommentarbereich wieder. So behältst du immer den Überblick darüber, welche Person an welcher Stelle Veränderungen an dem Inhalt vorgenommen hat.

 

Freigabeprozesse in dirico.io

 

Und das beste: Unternehmen, die sich die Abbildung eines komplexeren Freigabeprozesses wünschen, haben in dirico.io die Möglichkeit, sich diesen individuell zusammenzustellen und als Freigaberegel zu speichern.

Zusammengefasst bedeutet das: Individuell definierte Workflows, keine Freigabe-Mails mehr und keine zig Versionen ein und desselben Dokuments. Umständliche Freigabeworkflows, die sich über mehrere Stunden bis Tage hinziehen, gehören damit endlich der Vergangenheit an!

Wenn du wissen willst, wie die Freigabeworkflows in der Praxis funktionieren beantrage jetzt eine kostenfreie Testlizenz und überzeuge dich selbst.

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Denise Simon

Content- und Social-Media-Marketing bei dirico.io