Redaktionsplanung mit Excel? Unser Tool ist die perfekte Alternative

Veröffentlicht am 19. Februar 2018 in dirico.io von

Wir lieben Excel. Warum? Ganz einfach: Jeder kennt sich damit aus und es verfügt über eine riesige Anzahl nützlicher Funktionen. Doch wer Excel für die Redaktionsplanung einsetzt, kommt schnell an die Grenzen des Programms. In diesem Beitrag möchten wir zeigen, wofür sich Excel eignet und warum sich andere Tools für die Redaktionsplanung besser eignen.

Der Allrounder unter den Microsoft-Programmen kann ja wirklich so einiges: Endlose Tabellen erstellen, zahlreiche Formeln einfügen und große Datenmengen mit Diagrammen visualisieren.

Doch in puncto Redaktionsplan stößt Excel an seine Grenzen, weil es wichtige Eigenschaften der modernen Kommunikation nicht berücksichtigt:

  • Kommunikationsplanung findet in Teams statt
  • Unternehmen und Redaktion betreuen mehr Kanäle und Formate als je zuvor (und müssen die geplanten Beiträge auch irgendwann veröffentlichen)

Die in anderen Situationen als nützlich empfundenen Funktionen verhelfen bei Redaktionsplänen leider nur unzureichend zu Übersichtlichkeit. Außerdem muss der Redaktionsplan nach jeder Bearbeitung an die Kollegen weitergeleitet werden, damit diese immer die neuste Version auf dem Schreibtisch liegen haben.

Und das sieht dann folgendermaßen aus:

Im Folgenden haben wir Argumente gesammelt, die für bzw. gegen die Redaktionsplanung in Excel sprechen und zeigen, welche Lösung wir für die Redaktionsplanung gefunden haben.

Reaktionsplanung in Excel: Die Vorteile

Da Excel Tabellen schier unaufhörlich erweitert werden können, finden hier alle Informationen Platz. Von Datum, Kategorie, Titel, Typ, Bearbeitungsstatus, Autor, Verantwortlichkeit, Timings, Budget bis hin zu Personas und allem, was sonst noch für die Redaktionsplanung relevant ist.

Dank farblichen und strukturellen Einstellungsmöglichkeiten und der Sortieren-Funktion bleibt der Redaktionsplan dabei (zumindest zu Beginn) weitestgehend übersichtlich. So wird auch die spätere Auswertung und Erfolgsmessung der Kommunikation vereinfacht.

Zusätzlich hilft dir ein Redaktionsplan auch enorm bei der Planung deiner Inhalte. So lassen sich beispielsweise Lücken in der Kommunikation frühzeitig erkennen und füllen oder Trends in deine Content-Strategie einplanen.

Reaktionsplanung in Excel: Die Nachteile

Die größte und für einen Redaktionsplan wohl bedeutendste Schwachstelle von Excel ist die fehlende Möglichkeit der Synchronisation. Das heißt, bearbeitet Mitarbeiter A den Redaktionsplan, sieht Mitarbeiter B nicht automatisch die vorgenommenen Änderungen.

Deshalb sehen sich die Mitarbeiter gezwungen, den Redaktionsplan nach jeder Bearbeitung umherzuschicken. Und das sorgt nicht nur für volle Postfächer, sondern auch für Chaos und die ewige Frage nach der aktuellsten Version.

Das Problem der Zusammenarbeit lässt sich zwar mit Cloud-basierten Varianten und Alternativen irgendwie lösen, ist aber in datenschutzsensiblen Bereichen und Unternehmen nicht immer möglich. Außerdem fehlen zahlreiche nützliche Funktionen, die kollaboratives Arbeiten einfacher machen, wie z.B. Versionierungen, Chats, ein angeschlossenes Asset Management usw.

Das kann der perfekte Redaktionsplan

Der perfekte Redaktionsplan bietet nicht nur eine Übersicht über aktuelle Themen und Kampagnen, sondern ist auch ein echtes Planungstool, das alle an der Kommunikation beteiligten Personen abholt und ihnen bei der täglichen Umsetzung der Planung hilft. So kann die Zeit, in der zuvor Abgleiche zwischen Redaktionsplan und auf Plattformen eingeplanter Content stattfanden, produktiver genutzt werden.

Dazu muss der perfekte Redaktionsplan verschiedene Informationen anzeigen, wie z.B. …

  • Bearbeitungsstatus
  • Datum
  • Deadline
  • Kanal
  • Post Details
  • Inhaltstyp
  • Posttyp
  • Anhänge
  • Titel
  • Text
  • Kampagne
  • Thema
  • Tags
  • Aktivitäten/Aufgaben
  • Briefing
  • Strategie

… und diese Informationen mit kollaborativen Funktionen verbinden.

Wie das in der Praxis funktioniert? Zum Beispiel so: Unser Redaktionskalender synchronisiert sich automatisch nach jeder Bearbeitung mit den Ideen, Inhalten, Assets und Kampagnen, die in ihm gespeichert sind. So muss nach der Bearbeitung eines bereits eingeplanten Contents, dieser nicht noch einmal auf der jeweiligen Plattform geändert werden, wie es bei dem Excel-Redaktionsplan der Fall ist. Alle Änderungen auf der Planungsebene, wirken sich auch auf einzelne Inhalte aus.

Was kompliziert klingt, funktioniert ganz einfach. Denn wir lieben Excel und haben uns einfach von der intuitiven Bedienoberfläche des Office-Programms inspirieren lassen.

So kann der Redaktionsplan in dirico.io zum Beispiel in der Tabellenansicht gepflegt werden. Dort können bestehende Inhalte mit nur zwei Klicks bearbeitet werden – ganz wie in einer Excel-Tabelle. Nur müssen die Änderungen an den Inhalten im Nachhinein nicht noch übertragen werden, sondern werden direkt wie geplant veröffentlicht.

Fazit

Excel kann ja so einiges: Die Komplexität eines Redaktionsplans zu erfassen, gehört jedoch nicht dazu. Unsere Lösung, dirico.io, bildet den Prozess dank eigens dafür entwickelter Funktionen, perfekt ab. Das spart nicht nur bei Planung, Publishing und Kreation der Inhalte Zeit, sondern wirkt sich bis zur Erfolgskontrolle aus. Denn die Reichweite und das Engagement der Inhalte lassen sich im Analytics Modul anhand der Metainformationen (Kampagnen, Themen, Ziele, Personas, usw.) filtern und auswerten.

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Denise Simon

Content- und Social-Media-Marketing bei dirico.io

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