Corporate Blog: Herausforderung für Teams

Dabei ist es ganz egal, ob das Team aus 3 oder 13 Personen besteht. Denn die Herausforderungen sind häufig dieselben:

• Strategische Themenausrichtung, die zu dem Unternehmen passt und die Unternehmensziele stützt, festlegen
• Artikel-Ideen zu den Themen entwickeln, festhalten, bewerten und zu konkreten Artikeln verarbeiten
• Immer die aktuellste Version des Redaktionskalenders griffbereit haben
• Alle Dokumente, Bilder & sonstigen Ressourcen zentral vorfinden
• Die gesamte Kommunikation bezüglich eines Artikels gesammelt vorfinden
• Jedem Teammitglied Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten zuweisen

.. und all das möglichst nicht so 👇

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Entwicklung und Dokumentation von Themen & Ideen

Zugegeben, die Themenfindung gestaltet sich im Team wahrscheinlich einfacher als alleine. Brainstormings, unterschiedlichen Ansichtsweisen und spontanen Einfällen sei Dank.

Doch neben der Sammlung von Themen und Artikel-Ideen muss außerdem an deren Dokumentation gedacht werden. Hier kommt es auch schon zum Einsatz der ersten Tools. Zu diesem Zweck werden vermehrt Excel, Google Docs oder Evernote genutzt. Jedoch besteht das Problem hierbei darin, dass eine Vielzahl unterschiedlicher bzw. sich kontextuell überschneidender Dokumente kursieren. Und das sorgt vor allem für eins: Chaos.

Um dem entgegenzuwirken verfügt dirico.io über Bereiche, in denen Themen und Ideen festgehalten werden können.

Im Ideenmodul können Ideen von allen Mitgliedern angelegt, ausgeführt und im Anschluss bewertet werden. Ein eigener Inspirationsbereich sorgt dafür, dass im Falle der Ideenlosigkeit dennoch kreative Einfälle entstehen können.

Redaktionsplanung im Team
– und wie sie nicht im Chaos endet

Wurden Themen und Ideen für den Blog herausgearbeitet und dokumentiert, sollten in einem nächsten Schritt die konkreten Artikel bestimmt und zeitlich eingeplant werden.

Das erfolgt in einer Redaktionssitzung, die je nach Unternehmensstruktur und Teamgröße jährlich, quartalsweise, monatlich, wöchentlich und/oder (mehrmals) täglich stattfindet. Zusätzlich dazu müssen auch Häufigkeit und Timing der auf dem Blog veröffentlichten Artikel festgelegt werden. Es müssen Deadlines für die Fertigstellung von Artikeln bestimmt und weitere Marketingaktivitäten (inkl. Budget) zur Verbreitung des Artikels getroffen werden.

Auch für die Dokumentation dieser Informationen wird oftmals auf Excel, Google Drive, Evernote oder Trello zurückgegriffen. Doch anstelle das Dokumenten-Chaos zu beseitigen, verstärkt es dieses nur noch zusätzlich.

Mit dirico.io bringen wir Ordnung in dieses Chaos. Um eine effiziente Redaktionsplanung zu ermöglichen und alle Informationen an einem Ort unterbringen zu können, werden alle geplanten Artikel und Beiträge im Kalender eingetragen und – je nach Plattform – von dort auch direkt oder zu einem vorher definierten Zeitpunkt automatisiert veröffentlicht.

Rollen- und Aufgabenverteilung

Damit sich jedes Teammitglied über seine Aufgaben im Klaren ist, müssen die Rollen im Vorfeld verteilt werden.

Deshalb müssen vorher diese Fragen beantwortet werden:

• Wer ist der zuständige Chefredakteur und wer sein Vertreter?

• Welche Autoren kümmern sich um die Content-Kreation?

• Wer kümmert sich um den visuellen Content (Titelbilder, Grafiken, etc.)?

• Wer ist für die Kontrolle des Contents zuständig?

• Wer ist für die Veröffentlichung des Contents verantwortlich?

• Wer ist für die Vermarktung des Contents verantwortlich?
• Wer kümmert sich um die Community Management?

In der Praxis erfolgt die Lösung dieses Problems oftmals durch mündliche Absprachen, E-Mails, Skype oder ähnliches. Übersichtlich und nachvollziehbar? Eher nicht.

In dirico.io lassen sich personalisierte Benutzerrollen anlegen, die den Teammitgliedern zugewiesen werden können. So hat der Content Creator beispielsweise nur die Rechte, die er zur Kreation des Contents benötigt. Soll dieser wirklich nur den Artikel schreiben, lässt sich die Veröffentlichungs-Funktion für ihn sperren und beispielsweise demjenigen Teammitglied zuweisen, welches für die Freigabe des Contents verantwortlich ist.

Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit an, innerhalb eines Contents in dirico.io Aufgaben für Teammitglieder zu erstellen. Hierin kann bspw. festgehalten werden, welche Tasks für diesen Content zu erledigen sind. So befinden sich alle Aufgaben und Rollen in einem Dokument und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem zugehörigen Content.

Kommunikation dort, wo sie hingehört

Eine weitere Herausforderung stellt die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern dar. Egal, ob es sich dabei um die Kontrolle eines Artikels, eine inhaltliche Frage zu einem Artikel, die Abstimmung zwischen Artikel und Social Posts oder um eine für einen Artikel anzufertigende Grafik handelt. Durch die Nutzung verschiedener Tools findet die Kommunikation überall und doch nirgends statt.

Wäre es nicht schön, die Konversation über einen Artikel daran angehängt vorzufinden? Genau das erreichen wir mit der in dirico.io integrierten Kommentarfunktion. Innerhalb eines Contents können Kommentare hinterlassen, Aufgaben gestellt und Freigaben angefordert werden. So können alle, einen Content betreffende Informationen, gesammelt an einer Stelle vorgefunden werden.

Fazit

Jetzt ist klar, warum Bloggen im Team eine ganze Reihe an Herausforderungen mit sich bringt. Dank dirico.io lassen sich jedoch alle davon meistern. Unsere Team Management Features helfen nicht nur bei der Themenfindung, Redaktionsplanung und Aufgabenverteilung, sondern auch bei der internen, sowie externen Kommunikation.

Überzeuge dich selbst davon, wie sehr dirico.io das Bloggen im Team erleichtert und beantrage eine kostenfreie Testlizenz.