Digitale Kollaboration – Technologie alleine reicht nicht aus

Für unser Magazin Corporate Newsroom 2.0 haben wir mit Thomas Mickeleit, Director of Communications von Microsoft Deutschland, gesprochen. Er erklärt, warum es sogar bei der Einführung der firmeneigenen Software Teams einige Herausforderungen zu meistern gab.

Die einen sind begeistert, die anderen verzweifelt

Seien wir ehrlich. Oftmals sieht die Einführung eines neuen Tools doch so aus: Die Kollegen aus der IT haben übers Wochenende alle Rechner mit einer neuen Software bestückt. Am Montagmorgen verkünden die Abteilungsleiter dann: „Übrigens: Ab heute arbeiten wir alle mit Microsoft Teams [ergänzen Sie hier bitte eine Kollaborations-Software Ihrer Wahl]. Darüber soll jetzt die ganze interne Kommunikation laufen. Müsste schon alles eingerichtet sein. Alles klar, eine schöne Woche wünsche ich euch. Ich muss jetzt zu einem Kundentermin.“

„Endlich“, denkt die eine Hälfte der Mitarbeiter. Sie kennt das Tool bereits und hat sich für die Einführung starkgemacht. Die andere Hälfte fühlt sich hilflos. Sie befürchtet, dass sie mit dem neuen Handwerkszeug nicht zurechtkommt, und schwört sich insgeheim, einfach so weiterzumachen wie bisher.

Unternehmen müssen umdenken

Diese Situation deutet auf einen grundlegenden Denkfehler bei Unternehmen hin, in denen größtenteils sogenannte Wissensarbeiter beschäftigt sind. Da ihre Tätigkeiten fast ausschließlich am Bildschirm stattfinden, wird oftmals davon ausgegangen, dass jeder in der Lage dazu sei, eine neue Software auf Anhieb kompetent zu nutzen. Das ist allerdings nicht der Fall.

Wenn in einem Industriebetrieb eine neue Produktionsmaschine angeschafft wird, würde niemand auf die Idee kommen, sie in die Halle zu stellen und die Mitarbeiter einfach loslegen zu lassen. Ohne ein ausführliches Studium des Handbuchs, eine professionelle Einweisung und eine Festlegung von Prozessschritten würde die Maschine niemals in Betrieb gehen.

Die wichtigsten Schritte bei der Einführung einer neuen Software für digitale Kollaboration:

1. Information: Nicht über den Flurfunk, sondern über offizielle Kanäle bzw. den direkten Vorgesetzten muss die neue Software vorgestellt werden.
2. Schulungen: Nur wer eine Software korrekt bedienen kann, wird sie gerne nutzen.
3. Change: Führungskräfte müssen vorleben, wie ein neues Tool die Arbeitsweisen verändert, und es selbst vorbildlich nutzen.
4. Kommunikation: Das Feedback der Anwender ist enorm wichtig, um sicherzustellen, dass das Tool wirklich hilft, d.h. dass man sich regelmäßig zur Usability austauschen muss.
5. Anpassung: Die Ergebnisse aus diesen Gesprächen führen dazu, dass die Software auf die realen Anforderungen angepasst werden und somit verbessert werden kann.

Einweisungen und Schulungen dürfen nicht zu kurz kommen

Bei der Einführung einer neuen Software bleiben die Mitarbeiter hingegen häufig auf sich allein gestellt. Ja, der Anteil der Digital Natives, die sich in der Regel schnell und intuitiv in neue Tools einzuarbeiten wissen, steigt in den Büros stetig an. Nichtsdestotrotz herrschen in einem Unternehmen vollkommen unterschiedliche Levels hinsichtlich der digitalen Kompetenzen vor.

Daher müssen umfassende Einweisungen und Schulungen angeboten werden – und zwar regelmäßig und auf den Kenntnisstand der Anwender zugeschnitten. Aber selbst wenn ein Mitarbeiter die Funktionalitäten eines Tools bis ins kleinste Detail beherrscht, heißt dies noch lange nicht, dass er es auch sinnvoll einsetzt.

 

Um dies zu gewährleisten, bedarf es eines verständlichen Leitfadens mit Nutzungsrichtlinien für das eigene Unternehmen. Auf welchen Geräten muss und darf ich die Software installieren? Ändern sich bestehende Prozesse? Muss ich meine Dateien ab sofort anders abspeichern und benennen? Welche Angelegenheiten kommuniziere ich über welchen Kanal?

Dies sind nur ein paar Fragen, die unweigerlich auftreten und die viele Mitarbeiter leider zu häufig nur für sich selbst und nicht kollektiv beantworten. Auch hier sollte es regelmäßige Updates geben, in denen der Kenntnisstand der Mitarbeiter überprüft und aufgefrischt wird.

Change-Prozesse anstoßen

Digitale Kollaboration ist nur auf den ersten Blick ein Technologie-Projekt. Es geht vor allem um Change-Prozesse. Hier sind Unternehmensleitung und Führungskräfte in der Pflicht, damit das Potenzial von Kollaborations-Tools ausgeschöpft werden kann.

Aber auch die Anwender müssen sich auf Veränderungen einstellen und einlassen. Sie müssen lernen, mit erhöhter Transparenz umzugehen. Sie müssen verstehen, dass es nicht um Kontrolle und Überwachung geht, wenn sie Dokumente in einem geteilten Ordner und nicht auf dem persönlichen Desktop ablegen sollen. Sie müssen Besitzansprüche aufgeben, Kritik annehmen und sich auf eine engere Zusammenarbeit mit Kollegen einlassen.

Eines dürfen wir dabei nicht vergessen: Die Existenz von Herrschaftswissen wird sich niemals völlig abschaffen lassen. Firmeneigene Wikis, Leitfäden, die Auflösung von Datensilos – all dies führt dazu, das vorhandenes Wissen von mehr Personen genutzt werden kann.

Dennoch wird es für bestimmte Fragen weiterhin Experten geben, die durch ihre Erfahrung Probleme lösen können, auf die niemand sonst eine Antwort weiß. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten dafür zu begeistern, ihr Wissen zu teilen, und diesen Prozess so transparent, verbindlich und einfach wie möglich zu gestalten.

Ein Werkzeug muss dem dienen, der es nutzt – und nicht umgekehrt

Natürlich gibt es auch Fälle, in denen keine Transparenz gewünscht ist: Ein gutes Tool bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf vertrauliche Informationen über Rollen- und Rechteeinstellungen zu limitieren, ohne dafür auf eine andere Infrastruktur zugreifen zu müssen. Bestenfalls kann es individuell auf die Anforderungen des Unternehmens und der Anwender angepasst werden.

Denn eines gilt für die Einführung eines jeden Werkzeugs – ganz gleich ob analog oder digital: Es muss dem Anwender nutzen, seine Arbeit erleichtern, besser und effizienter machen. Es darf nicht nur eingeführt werden, um sich selbst zu beweisen, wie modern und digital das eigene Unternehmen ist.

Bevor die Auswahl auf ein neues Tool fällt, ist es daher unabdingbar, die Anwender zu befragen und in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. So werden sie im Anschluss auch dafür sorgen, die Kollegen ebenfalls für die neue Software zu begeistern.