Tipps und Tools für die digitale Kollaboration im Homeoffice

Der Zugang ins Firmennetz 

Fein raus ist, wer schon vor der Coronakrise von auswärts arbeiten konnte und den Zugang zum Firmennetz, zum Mailpostfach und zu den Unterlagen im Unternehmen erproben konnte. Ein Zugang per VPN (Virtual Private Network) verschlüsselt dabei die Verbindung.

Fürs Einrichten dieses besonderen Netzwerkzugangs braucht es eine Anleitung und Zugangsdaten der IT-Abteilung des Unternehmens. Dann bekommt man im Homeoffice Zugang zum Firmennetz und findet in der Regel die gleiche Arbeitsumgebung wie am Bürocomputer vor. Mit zusätzlichen Werkzeugen wie Teamviewer oder Citrix wird dabei der Desktop vom Firmenrechner meist eins zu eins auf dem heimischen Rechner abgebildet. 

Kommunikation ohne VPN 

Auch ohne Tunnel ins Firmennetz kann die Zusammenarbeit mit den Kollegen von zu Hause aus gelingen. Voraussetzung ist, dass die Firma zumindest einen Teil ihrer Daten in die Cloud auslagert. Das muss kein Jahrhundertprojekt sein. Die Erfahrung zeigt, dass schon bei einem einzelnen Projekt die Nutzung von Cloud-Diensten zu neuen, vereinfachten Formen der Zusammenarbeit führen kann. 

Ein Beispiel dafür ist die Arbeit mit Microsoft Office 365. Dabei funktionieren die Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und das Mail-Programm Outlook wahlweise komplett im Browser. Der Nutzer meldet sich mit seinen Zugangsdaten zu Microsoft im Browser an – und kann dort die Webversionen von Word, Excel und Co. aufrufen.

Die Funktionen der Web-Software sind dabei weitgehend identisch zu den Desktop-Anwendungen. Und die gespeicherten Dokumente lassen sich problemlos mal mit der Desktop-, mal mit der Web-Anwendung weiterverarbeiten.  

Dateien abgleichen per OneDrive, Dropbox und Co. 

Im Hintergrund werden dabei die Dateiverzeichnisse zwischen Home-Office-Rechner und der Cloud ständig synchronisiert. Microsoft hat dafür mit der Anwendung OneDrive ein entsprechendes Werkzeug geschaffen. Es funktioniert wie Dropbox oder Google Drive. Dabei wird ein einzelnes Verzeichnis auf dem Home-Office-PC als One-Drive-Ordner markiert. Alles in diesem Verzeichnis findet sich dann eins zu eins in der Cloud wieder. 

Dokumentenzentriertes Arbeiten 

Dort kann für jedes Dateiobjekt und für jedes Unterverzeichnis eingestellt werden, ob und mit wem es in der Firma geteilt werden soll. Das Besondere: Es entstehen neue Formen der Zusammenarbeit. Direkt im Browser können Passagen eines Dokuments kommentiert und transparent überarbeitet werden.

Jeder mit Zugang zum Dokument kann sehen, was andere daran gemacht haben. Das aufwendige Hin- und Her-Versenden per Mail entfällt. Man hat stets Zugriff auf die jüngste Version. Vorherige Änderungen anderer lassen sich stets nachverfolgen. 

Datenschutzregeln 

Nicht zu unterschätzen sind dabei Fragen des Datenschutzes. Auch im Homeoffice sind minimalste Regeln etwa für den Zugang zum Rechner und zur gesicherten Ablage von Dateien Pflicht. Gute Arbeitgeber stellen entsprechende Regeln auf und überlassen diese Fragen nicht dem Arbeitnehmer.

Theoretisch können Mitarbeiter ihre Absprachen aus dem Homeoffice auch per WhatsApp treffen und Dateien per WeTransfer oder einem privaten Google Drive teilen. Diese sogenannte Schatten-IT mag zwar für den Moment pragmatisch sein und durch den Arbeitstag helfen, sinnvoll sind aber Vorgaben des Unternehmens: Wie und wo genau werden Unterlagen miteinander geteilt? 

Absprachen in Slack, Mattermost oder Teams 

Ein zentraler Punkt bei der virtuellen Zusammenarbeit ist, auch die Kommunikation in die Cloud zu verlagern. Dienste wie Slack, Mattermost und Microsoft Teams haben sich dafür weltweit in vielen Unternehmen etabliert. Vordergründig geht es dabei um Chats zu Themen und Projekten.

Mehr und mehr Mails entfallen, weil kleine Rückfragen und Absprachen im Chat eine geringere Hemmschwelle bedeuten als Mails mit großen Verteilern, Anrede und Signatur. Die dadurch beschleunigte Kommunikation ist aber nicht auf verschriftlichte Absprachen reduziert. 

Verknüpfung mit Dateien, Kalender und Intranet 

Bei Microsoft Teams beispielsweise lassen sich die Chats eng mit dem Dateiverzeichnis OneDrive, dem Outlook-Kalender und dem Intranet des Unternehmens verknüpfen. Gemeinsame Dokumente und Termine werden so in Teams sichtbar, ebenso Einladungen zu gemeinsamen Meetings.

Das gelingt auch über Slack, Mattermost und Co.: Dank Erweiterungen lassen sich die Kommunikationsprogramme nahtlos mit anderer Software verbinden. Das kann zum Beispiel ein Kanban-Board wie Trello oder Asana sein. Dabei werden alle Aufgaben in einem Projekt direkt im Browser in Spalten verwaltet, in der einfachsten Form zum Beispiel mit einer Spalte „To do“ und einer zweiten Spalte „Erledigt“.

Einzelne Aufgaben werden dann jeweils einer Person zugewiesen und unter „To do“ gesammelt. Ist eine Aufgabe erledigt, verschiebt man sie für alle transparent in die Erledigt-Sammlung.   

Konferenzsysteme nutzen 

Über Programme wie Teams, Skype oder – aktuell aufstrebend – Zoom gelingen auch Telefon- und Videokonferenzen. Voraussetzung dafür sind eine funktionierende Kamera, Lautsprecher und Mikrofon.

Im Vorteil sind dabei zumeist Nutzer eines Laptops, weil hier bereits die drei Komponenten aufeinander abgestimmt sind. Desktopnutzer müssen die Gerätschaften häufig einmal richtig einstellen. Die Telefonate oder Videokonferenzen laufen dabei nicht mehr übers Festnetz, sondern übers Internet.

Gerade bei der Ersteinrichtung solcher gemeinsamen Veranstaltungen sollte man sich über eine gewisse Kommunikationshygiene einigen.  

Kommunikationshygiene 

Dazu gehören Fragen wie: 

Ist jeder Teilnehmer mit seinem Mikrofon für andere gut verständlich? Der Ton spielt ganz häufig die Musik. Wer zu leise ist, wird auch inhaltlich kaum erhört, und wer schnauft, stört. Die beste Lösung ist in der Regel ein Headset. 

Gibt es für die gemeinsame Schalte eine Tagesordnung und Zeitbegrenzung? Ein Terminorganisator sollte dabei durch die Tagesordnung leiten. 

Ist das Ziel des Meetings für alle Teilnehmer klar? Was für echte Zusammenkünfte in Unternehmen gilt, trifft auch auf Videoschalten zu. Eine gute Vorbereitung ist Pflicht. 

Bei echten Treffen sind es die Nebenbeigespräche, bei virtuellen Treffen Hintergrundgeräusche, die stören. Daher ist es von Vorteil, sie zu minimieren. Sind Fenster und Türen geschlossen, bleiben Vogelgezwitscher und Staubsaugergeräusche draußen. Wer nur zuhört und nebenbei eine E-Mail schreibt, sollte zumindest in der Lage sein, sein Mikrofon stumm zu halten – damit kein Tastaturgeklapper zu hören ist.  

Digital Asset Management 

Diese cloudzentrierte Kommunikation lässt sich auf eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen erweitern. Die Fachleute sprechen dabei häufig von einem „Asset“: Damit war ursprünglich in der Finanzwelt ein Anlagegegenstand gemeint. In der Kommunikationstechnik meint „Asset“ dagegen meist die kleinste Einheit einer Kommunikationsmaßnahme. Das kann eine einzelne Fotodatei oder ein Text sein, aber auch eine komplette Jahreskampagne mit Erklärvideos, Talkshowauftritten und Pressemitteilungen.

Kommt nun Arbeiten per Homeoffice ins Spiel, ist ein gutes Digital Asset Management und eine gewisse Disziplin beim Verschlagworten und Ablegen von Assets hilfreich. Nötig wird eine für alle verständliche Verzeichnisstruktur für Dateien, um auf die Schnelle beispielsweise ein gerade benötigtes Logo wiederzufinden. Es meint aber auch, die Prozesse ordentlich abzubilden – etwa für Freigaben von Dokumenten. 

Digitale Kollaboration im Marketing und der Unternehmenskommunikation

Die digitale Kollaboration zu optimieren, ist auch der Grundgedanke hinter dirico.io – und zwar für das Marketing und die Unternehmenskommunikation oder für Agenturen. Als zentrale, kollaborative Plattform bildet dirico.io den gesamten Prozess der digitalen Redaktionsplanung, Kreation, Distribution und Analyse von Kommunikationsmaßnahmen ab. Dabei werden vom kleinsten Tweet bis zur großen Kampagne alle Assets auf einer einheitlichen Plattform browserbasiert abgebildet und verarbeitet. 

Freigaberegeln und granular einstellbare Zugriffsrechte unterstützen bei den Prozessen, Medieninhalte lassen sich auf unterschiedlichsten Kanälen planen, ausspielen und analysieren.

In Zeiten des Coronavirus merken Unternehmen, wie wichtig es ist, dass ihre Mitarbeiter nicht an das Büro gebunden sind. Mit diricokann Content standortunabhängig geplant, ausgeführt und analysiert werden.

Um Ihnen in der aktuellen Situation eine Hilfestellung zu geben, verlängern wir unsere Testphase: Fragen Sie jetzt Ihre Lizenz an und nutzen Sie dirico einen ganzen Monat lang unverbindlich und kostenfrei!

Mit der richtigen digitalen Infrastruktur können das Marketing und die Unternehmenskommunikation auch aus dem Homeoffice zuverlässig funktionieren – eine gute Voraussetzung, um durch unruhige Zeiten zu kommen.