Redaktionsplan mit Excel? Vorteile, Nachteile und Alternativen

Der Allrounder unter den Microsoft-Programmen kann ja wirklich so einiges. In puncto Redaktionsplan stößt Excel jedoch an seine Grenzen, weil wichtige Eigenschaften der modernen Kommunikation nicht berücksichtigt werden:

1. Kommunikationsplanung und Redaktionsplanung sind komplexe Prozesse, an denen mitunter sehr große Teams beteiligt sind
2. Unternehmen und Redaktionen betreuen mehr Kanäle und Formate als je zuvor
3. Die geplanten Beiträge müssen auf den Plattformen eingeplant und veröffentlicht werden
4. Inhalte benötigen häufig Revisionen und Korrekturschleifen

Im Folgenden haben wir Argumente gesammelt, die für bzw. gegen die Redaktionsplanung in Excel sprechen. Außerdem zeigen wir, wie man mit einem professionellen Tool einen Redaktionsplan erstellen kann.

Vorteile: Was spricht für einen Redaktionsplan in Excel?

Da Excel-Tabellen scheinbar endlos erweitert werden können, finden hier alle Informationen Platz: von Datum, Kategorie, Titel, Typ, Bearbeitungsstatus, Autor*in, Verantwortlichkeit, Timings, Budget bis hin zu Personas bzw. Zielgruppen.

Dank farblichen und strukturellen Einstellungsmöglichkeiten und der Sortieren-Funktion bleibt der Redaktionsplan dabei (zumindest zu Beginn) übersichtlich. So wird auch die spätere Auswertung und Erfolgsmessung der Kommunikation vereinfacht.

Bei einer begrenzten Anzahl an Inhalten gibt ein Excel-Redaktionsplan einen guten Überblick über das ganze Jahr. So lassen sich beispielsweise Lücken in der Kommunikation frühzeitig erkennen und füllen oder neue Trends in die Redaktionsplanung integrieren.

Nachteile: Was spricht gegen einen Redaktionsplan in Excel?

Falls im Unternehmen keine Cloud-Dienste (wie etwa Microsoft 365) genutzt werden oder nicht alle Mitarbeiter*innen einen Zugriff darauf haben, ist eine sehr bedeutende Schwachstelle die fehlende Möglichkeit der Synchronisation.

Das heißt, die vorgenommenen Änderungen werden nicht automatisch bei allen Kolleg*innen, die ein Exemplar des Redaktionsplans besitzen, angezeigt. Die Mitarbeiter*innen sehen sich gezwungen, den Redaktionsplan nach jeder Bearbeitung herumzuschicken. Das sorgt nicht nur für volle Postfächer, sondern auch für Chaos und die ewige Frage nach der aktuellsten Version.

Aber selbst mit einer funktionierenden Cloud-Umgebung gilt: Excel ist ein hervorragendes Tabellenkalkulationsprogramm – für viele tägliche Aufgaben in Marketingabteilungen, der externen und internen Kommunikation ist es aber einfach nicht ausgelegt.

Denn es fehlen zahlreiche nützliche Funktionen, die kollaboratives Arbeiten einfacher machen, wie etwa eine Chatfunktion, ein angeschlossenes Digital Asset Management für Bilder, Videos und andere Dateien, die Zuweisung von Aufgaben, ein feingranular einstellbares Rollen- und Rechtemanagement oder ein integrierter Freigabeprozess.

Eines der größten Defizite von Excel in der Redaktionsplanung sind die diversen Medienbrüche: Es ist nicht möglich, einen Blogartikel, einen Facebook-Beitrag oder einen Instagram-Post in Excel zu erstellen und die automatische Veröffentlichung zu einem festgelegten Zeitpunkt vorzuplanen. Kommt es zu einer Änderung des Veröffentlichungstermins muss der Beitrag sowohl in der Excel-Tabelle verschoben als auch im Editor der Social-Media-Plattform umgeplant werden. Das ist nicht nur umständlich, sondern es steigt auch die Fehleranfälligkeit, da mehrere Tools parallel gepflegt werden müssen.

Zu einer erfolgreichen Redaktionsplanung gehört, seinen veröffentlichten Content zu analysieren, daraus zu lernen und diese Erkenntnisse in die zukünftige Planung einzubeziehen. Excel kann diesen Prozess nicht abbilden, da es nicht an Ihre Social-Media-Accounts oder eine Analytics-Software angeschlossen ist. Es kommt also zu einem weiteren Medienbruch im Prozess der Redaktionsplanung.

Die perfekte Alternative zum Excel-Redaktionsplan

Fehlende kollaborative Funktionen, separates Digital Asset Management und viele Medienbrüche – das sind nur einige der Gründe, die Excel als Tool für die Redaktionsplanung disqualifizieren. Aber was genau macht den perfekten Redaktionsplan eigentlich aus?

Der perfekte Redaktionsplan bietet nicht nur eine Übersicht über aktuelle Themen und Kampagnen. Er ist vielmehr eine ganzheitliche, kollaborative Plattform, die alle an der Kommunikation beteiligten Personen abholt und sie bei der täglichen Umsetzung unterstützt.

Dazu muss der Redaktionsplan verschiedene Informationen anzeigen, wie z.B.

… und diese Informationen mit kollaborativen Funktionen verbinden.

So funktioniert Redaktionsplanung einfach

Wie das in der Praxis funktioniert? Zum Beispiel so: Unser Redaktionsplan synchronisiert sich automatisch nach jeder Bearbeitung mit den Ideen, Inhalten, Assets und Kampagnen, die in ihm gespeichert sind. So muss ein bereits eingeplanter Content bei einer Änderung nicht noch einmal auf der jeweiligen Plattform geändert werden, wie es bei einem Excel-Redaktionsplan der Fall ist. So ist außerdem Schluss mit dem Herumschicken des Redaktionsplans per E-Mail.

Dank einer intuitiven Bedienoberfläche können Ideen, Inhalte, Kampagnen und Events mit wenigen Klicks bearbeitet werden. Anders als in Excel müssen die Änderungen an den Inhalten im Nachhinein nicht noch übertragen werden, sondern werden direkt wie geplant auf den verknüpften Kanälen veröffentlicht.

… auch im Redaktionskalender

In dirico lässt sich die Redaktionsplanung in unterschiedlichen Ansichten abbilden. Zum Beispiel in einer Art Gantt-Chart, wie oben zu sehen. Oder als Redaktionskalender.

Je nach Bedarf kann dieser pro Tag, Woche oder Monat angezeigt werden. Außerdem können Sie sich den Kalender als Zeitleiste anzeigen lassen. Diese Option gilt als ideale Ansicht zur Quartals- oder Jahresplanung.

Neben den Standardinformationen wie Status, Kanal und Veröffentlichungsdatum zeigt der Redaktionskalender auch die Zugehörigkeit der Inhalte zu aktuellen Kampagnen an. Diese kennzeichnet sich durch die Umrandung des Inhalts in der jeweiligen Kampagnenfarbe.

Hinzu kommt, dass im Kalender Entwürfe, Ideen oder geteilte Maßnahmen per Drag & Drop eingeplant werden können. Auch die Erstellung neuer Maßnahmen – ohne Vorarbeit im Sinne von Ideen, Entwürfen oder anderem – funktioniert im Kalender ganz einfach: Per Klick auf das gewünschte Datum kann eine Kampagne, ein Inhalt oder Event erstellt und in einem terminiert werden.

Außerdem stehen unseren Nutzer*innen sowohl für den Redaktionskalender als auch den Redaktionsplan und die Zeitleiste eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten zur Verfügung. 

Viel mehr als reine Redaktionsplanung

Wir lieben Excel für all seine Funktionen. Um die Komplexität eines Redaktionsplans abzubilden, fehlen jedoch einige Funktionen.

Unsere Content-Collaboration-Plattform dirico ist viel mehr als ein reines Planungs-Tool. Es bildet den Prozess dank eigens entwickelter Features in seiner ganzen Komplexität ab: von der Strategie und Planung über die kollaborative Content-Produktion inklusive integrierter Freigabe-Workflows, das Publishing auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube und Pinterest sowie im Intranet und der Mitarbeiter-App bis hin zum Community-Management und der Content-Analyse.

Das spart nicht nur bei Planung, Kreation und Veröffentlichung der Inhalte Zeit, sondern wirkt sich bis zum Community-Management und der Erfolgskontrolle aus. Denn die Reichweite und das Engagement der Inhalte lassen sich im Analyse-Modul anhand der Metainformationen (Kampagnen, Themen, Ziele, Personas usw.) filtern und auswerten.